X

System obsługi spraw - ticketowy w 5 ways…

5 ways… otwiera szerokie możliwości obsługi klientów m.in. w ramach systemu obsługi spraw. Czym jest system obsługi spraw, jak zacząć z niego korzystać i jak udostępnić klientom formularz kontaktowy? O tym poniżej.

Czym jest system obsługi spraw?

System obsługi spraw to zaawansowane narzędzie umożliwiające skuteczne zarządzanie komunikacją i obsługą klientów online. 

Pozwala na sprawną obsługę zapytań klientów wpływających poprzez formularz kontaktowy. Otrzymane wiadomości możesz: etykietować, wyceniać oraz nadawać im priorytety. Pełna historia konwersacji z dokładnością co do minuty jest przechowywana w bezpiecznym archiwum pod klientem, którego dotyczy.

Aby skorzystać z opcji wycen i umożliwić klientom opłacenie sprawy konieczna jest integracja z systemem Autopay. W przeciwnym wypadku można obsługiwać sprawy jedynie nieodpłatnie. Więcej o integracji w artykule pt. Integracja z systemem płatności Autopay.

Narzędzie to umożliwia efektywną pracę zespołową w oparciu o: 

  • nadawanie odpowiednich uprawnień (ról) pracownikom

  • tworzeniu grup kompetencyjnych (np. grupa księgowych lub kadrowych), 

  • delegowaniu spraw (przypisaniu realizacji konkretnemu pracownikowi), 

  • bieżącą obsługę klientów przez młodszych pracowników i akceptację odpowiedzi przez doświadczonego pracownika, oraz 

  • organizacji dyżurów pracy przy obsłudze klienta.

 

Więcej informacji o zarządzaniu pracą zespołową w artykule: Jak zarządzać pracą zespołu w systemie 5 ways…?

Jak korzystać z obsługi spraw 5 ways…?

Aby zacząć obsługę zapytań przez 5 ways…, należy udostępnić klientom formularz. Można to zrobić za pomocą:

  • wpięcia formularza bezpośrednio w stronę internetową,
  • wysyłki linku do dedykowanej strony formularza.

Po jego udostępnieniu pozostaje czekać na pierwsze zgłoszenia i wiadomości. 

W momencie, gdy klient chce skorzystać z formularza, musi podać swoje imię, adres e-mail oraz opcjonalnie numer telefonu i oczywiście zadać pytanie do eksperta. Po wysłaniu zapytania, na podany w formularzu e-mail otrzymuje wiadomość z możliwością aktywacji sprawy i założenia darmowego konta klienta. Po aktywowaniu sprawy zostaje ona przesłana do eksperta i pojawia się w dedykowanej zakładce OBSŁUGI SPRAW.

Tworzenie widgetu formularza obsługi spraw i personalizacja

Tworzenie widgetu formularza obsługi spraw

Dodawanie nowego widgetu formularza obsługi spraw odbywa się z poziomu dashboardu, po przejściu do HOME » OBSŁUGA SPRAW.

System obsługi spraw - ticketowy w 5 ways…

Jest to również możliwe poprzez zakładkę USTAWIENIA » WIDGETY » DODAJ. Następnie należy wpisać adres URL strony, do której dany formularz będzie wpięty i w polu TYP WIDGETU wybrać FORMULARZ OBSŁUGI SPRAW » ZAPISZ

System obsługi spraw - ticketowy w 5 ways…

Personalizacja formularza obsługi spraw

Dodając formularz obsługi spraw, możemy skorzystać z trzech gotowych szablonów: ciemnego, jasnego i kontrastowego.

System obsługi spraw - ticketowy w 5 ways…

Chcąc dostosować formularz do swoich potrzeb mamy do dyspozycji takie opcje jak: wyrównanie treści nagłówka, nadanie tytułu i podtytułu, ustalenie wielkości i kolorów poszczególnych pól i przycisków. Możemy również wyznaczyć miejsce, w którym ma się znajdować ikona otwarcia widgetu, dodać swój regulamin i niezbędne zgody prawne.

Po dostosowaniu wyglądu widget jest gotowy do zapisania i wpięcia na stronę. 

Szablonów formularzy obsługi spraw można stworzyć wiele, wedle potrzeby.

Udostępnianie formularza obsługi spraw

Wpinanie formularza obsługi spraw do strony internetowej

Każdy wygenerowany widget w systemie 5 ways… posiada swój unikalny kod widgetu. Aby go odnaleźć, należy przejść w USTAWIENIA » WIDGETY i wybrać interesujący nas widget formularza obsługi spraw klikając w jego nazwę. Kod znajduje się w polu edycji w sekcji LINK DO UMIESZCZENIA NA STRONIE.

System obsługi spraw - ticketowy w 5 ways…

Aby wpiąć widget do swojej witryny, należy dołączyć wygenerowany kod JavaScript na koniec sekcji BODY kodu HTML strony internetowej.

System obsługi spraw - ticketowy w 5 ways…

Po umieszczeniu kodu we wskazanym miejscu formularz obsługi spraw zostanie wyświetlony na wybranej stronie internetowej. W tym momencie jest on gotowy do użytku przez klientów.

System obsługi spraw - ticketowy w 5 ways…

Aby usprawnić proces wpięcia formularza w stronę internetową, przygotowaliśmy instrukcję wideo:

Udostępnienie formularza poprzez link

Inną możliwością udostępnienia formularza jest przesłanie go za pomocą linku. Link dostępny jest z poziomu konfiguratora formularza obsługi spraw w sekcji LINK DO FORMULARZA. Wystarczy go skopiować i przesłać użytkownikowi.

System obsługi spraw - ticketowy w 5 ways…

Jak edytować widget formularza obsługi spraw?

Opcja edycji widgetów jest dostępna bezpośrednio poprzez wejście w zakładkę USTAWIENIA » WIDGETY. Z tego poziomu należy kliknąć w formularz obsługi spraw, który chcemy edytować, następnie zostaniemy przeniesieni do widoku, z którego możemy już dokonać edycji.

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami