Przejmowanie i delegowanie spraw w systemie 5 ways… jest przydatne w pracy zespołowej. Pozwala to na efektywne zarządzanie zgłoszeniami i przypisywanie ich innym użytkownikom.
Sprawy (zgłoszenia), przesyłane przez klientów, czy to z formularza obsługi spraw, czy bezpośrednio z konta klienta systemu 5 ways… trafiają do zakładki DO PRZYDZIELENIA.
Następnie z zakładki DO PRZYDZIELENIA, użytkownicy mają dwie możliwości:
przejąć sprawę (zgłoszenie) samodzielnie, będąc zalogowanym na swoim koncie poprzez wybranie opcji PRZEJMIJ;
delegować sprawę innemu użytkownikowi poprzez wybranie opcji DELEGUJ.
Sprawę delegować można do każdego użytkownika. Wówczas trafi ona do zakładki MOJE SPRAWY. Kolejno użytkownik może:
wysłać bezpośrednio sprawę do klienta - dotyczy użytkowników o uprawnieniach admina, eksperta, specjalisty;
napisać wersję odpowiedzi, którą następnie będzie mógł wysłać do akceptacji innemu ekspertowi - dotyczy użytkowników o uprawnieniach: eksperta, specjalisty lub praktykanta.
Możliwość akceptacji spraw posiada tylko użytkownik o uprawnieniach eksperta oraz administrator.
Sprawy oczekujące na akceptację trafiają do zakładki DO AKCEPTACJI. Podczas ich weryfikacji użytkownik z uprawnieniami eksperta ma kilka możliwości w zakresie akcji, jakie wybierze:
Istotną kwestią jest wyświetlanie danych osoby, która odpowiada klientowi w danej sprawie. W systemie 5 ways… dostępne są dwie możliwości:
Osobę reprezentującą można przydzielić podczas dodawania użytkownika z poziomu dashboardu (zakładka HOME) po wybraniu opcji UŻYTKOWNIK+ lub z poziomu zakładki USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY » DODAJ. Następnie należy rozwinąć pole OSOBA REPREZENTUJĄCA i z dostępnej listy wybrać odpowiedniego użytkownika.
Osobę reprezentującą można również nadać lub zmienić poprzez modyfikację już dodanego użytkownika. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY, kliknąć w żądanego użytkownika i w sekcji dotyczącej osoby reprezentującej wybrać odpowiedniego eksperta.
Delegowanie spraw zdecydowanie usprawnia zarządzanie zespołem i podział obowiązków względem pracowników. Dzięki możliwości delegowania w szybki sposób można rozdysponować sprawy przesyłane od klientów, do odpowiednich pracowników, zależnie od kompetencji, umiejętności czy doświadczenia. W systemie 5 ways… odbywa się to za pomocą jednego kliknięcia.