Współpraca zespołowa stanowi istotny filar sukcesu w wielu obszarach działalności. System 5 ways... oferuje szereg usprawnień, które sprzyjają efektywnej pracy grupowej. Dzięki możliwości pracy z nieograniczoną liczbą użytkowników, tworzenia dedykowanych grup pracowniczych oraz elastycznemu nadawaniu uprawnień, platforma ta staje się nie tylko miejscem pracy, lecz także centrum współpracy, umożliwiającym szybkie dzielenie się wiedzą i zadaniami między członkami zespołu. W tym artykule przyjrzymy się bliżej tym funkcjom, które wspierają kooperację i organizację pracy.
Dodając pracownika po raz pierwszy, należy:
W tym momencie pojawi się komunikat o treści: „Pracujesz zespołowo? Dodaj użytkowników i zarządzaj sprawami. BEZ OGRANICZEŃ”, który trzeba zatwierdzić klikając PRZEJDŹ. Liczba pracowników, których możemy dodać, jest nieograniczona.
Od tego momentu możemy dodawać nowych pracowników. Aby to zrobić, należy w zakładce UŻYTKOWNICY wybrać DODAJ. W nowo otwartym oknie można wprowadzić wszystkie niezbędne informacje dotyczące pracownika. Obejmują one:
Co ważne, można także:
Przy dodawaniu nowego pracownika można od razu nadać mu konkretne uprawnienia (role). Każda rola posiada inne możliwości jeśli chodzi o dostęp do konkretnych zakładek, co zostało omówione w tabeli:
Jeśli natomiast chodzi o funkcje i zakres działań sprawa uprawnień ma się następująco:
Aby dowiedzieć się, w jaki sposób edytować nadane uprawnienia należy przejść do artykułu: Użytkownicy w systemie 5 ways….
Po dodaniu pracowników do zespołu ekspert ma możliwość tworzenia grup pracowniczych według ustalonych przez siebie kryteriów i elastycznego zarządzania nimi. Jak je utworzyć i jak dodać do nich pracowników? O tym w artykule: Tworzenie grup pracowników w 5 ways…
Gdy klient wysyła zapytanie za pomocą osadzonego na stronie internetowej formularza, dana sprawa będzie widoczna w zakładce DO PRZYDZIELENIA, która znajduje się w menu po rozwinięciu zakładki OBSŁUGA SPRAW.
Po przejściu do konkretnej sprawy można ją między innym: przejąć, delegować, ustawić priorytet, włączyć/wyłączyć logi oraz pobrać ją w formacie PDF.
W przypadku kliknięcia opcji delegowania będzie możliwość wybrania pracownika z listy kontaktów, do którego delegowana zostanie dana sprawa.
Po przejęciu sprawy lub jej oddelegowaniu jest ona przeniesiona do zakładki OBSŁUGA SPRAW » MOJE SPRAWY (użytkownika, który ją przejął).
Więcej informacji na temat obsługi spraw w artykule: System obsługi spraw - ticketowy w 5 ways…
Po wpięciu widżetu czatu w stronę internetową przez admina każdy pracownik, niezależnie od jego roli, po zalogowaniu się na swój profil, ma możliwość dostępu do funkcji czatu z klientami.
Przechodząc do zakładki CZAT w lewym menu, widoczna jest historia czatów. Czat jest dostępny dla użytkowników o wszystkich poziomach uprawnień. W celu odpowiedzi na wiadomość z czatu należy w dedykowanym polu wpisać odpowiedź i kliknąć WYŚLIJ.
Więcej na temat funkcji czatu w artykule: Czat dla klientów w systemie 5 ways…
Nie tylko admin może posiadać uprawnienia do zarządzania ankietami. Możliwe jest nadanie dostępu do zakładki ANKIETY innym użytkownikom. Można to zrobić:
dodając nowego użytkownika, przechodząc w USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY » DODAJ i oznaczając opcję ZARZĄDZANIE ANKIETAMI jako włączoną;
edytując dane pracownika poprzez USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY, naciskając na użytkownika, któremu chcemy nadać uprawnienia i zaznaczając opcję ZARZĄDZANIE ANKIETAMI.
Tworząc zatem ankiety, również można pracować zespołowo. Dzięki nadaniu odpowiednich uprawnień możemy zlecić pracownikowi m.in.:
Więcej na temat funkcji ankiet w artykule: Ankiety w systemie 5 ways….
Po zalogowaniu się na konto admina lub eksperta i przejściu do zakładki KALENDARZ, znajdującej się w lewym dolnym menu strony, istnieje możliwość dodania terminu dyżuru dla danego pracownika lub pracowników. W tym celu należy kliknąć przycisk DODAJ TERMIN, znajdujący się w lewym górnym rogu nad kalendarzem.
W nowo wyświetlonym oknie należy wybrać pracownika lub pracowników, zdefiniować termin oraz godzinę dyżuru. Jeśli użytkownicy wcześniej byli dodani do grup, to przy dodawaniu terminu będzie aktywne pole z wcześniej dodanymi grupami.
Wprowadzone dane należy zatwierdzić przyciskiem ZAPISZ.
W celu modyfikacji dyżuru należy kliknąć w wybrane wydarzenie i po wprowadzeniu zmian kliknąć ZAPISZ. W razie chęci usunięcia dyżuru należy kliknąć w wybrany dyżur i nacisnąć USUŃ.
Klikając w okno dnia, do którego został dodany dyżur, możemy sprawdzić, którzy pracownicy mają dyżur w danym dniu i w jakich godzinach. W kalendarzu, dla większej wygody, jest również możliwość zdefiniowania, czy będzie się wyświetlać widok dzienny, tygodniowy, czy miesięczny (ustawieniem domyślnym jest miesięczny). Dodatkowo w ramach listy użytkowników w prawym menu, osoby które w danym momencie mają dyżur, oznaczone są ikoną kalendarza.
W systemie 5 ways… istnieje opcja zablokowania konkretnych użytkowników. Po zastosowaniu tej funkcji wybrany pracownik traci dostęp do swojego konta, a zatem nie będzie mógł zalogować się na swoje konto, nie będzie miał dostępu do danych zawartych w systemie.
Aby zablokować użytkownika, należy przejść do zakładki USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY i wybrać tego, który ma zostać zablokowany. Po kliknięciu w wiersz z danymi użytkownika i otworzeniu się okna edycji wystarczy przy UŻYTKOWNIK ZABLOKOWANY przesunąć suwak i zapisać zmiany. Wówczas obok imienia zablokowanego użytkownika pojawi się ikona blokady - czerwona kłódka.
Wybrany pracownik będzie zablokowany do momentu, w którym zostanie odblokowany w tych samych krokach.
Kliknij i polub jeśli pomogliśmy :)
