X

Jak zarządzać pracą zespołu w systemie 5 ways…?

 

Współpraca zespołowa stanowi istotny filar sukcesu w wielu obszarach działalności. System 5 ways... oferuje szereg usprawnień, które sprzyjają efektywnej pracy grupowej. Dzięki możliwości pracy z nieograniczoną liczbą użytkowników, tworzenia dedykowanych grup pracowniczych oraz elastycznemu nadawaniu uprawnień, platforma ta staje się nie tylko miejscem pracy, lecz także centrum współpracy, umożliwiającym szybkie dzielenie się wiedzą i zadaniami między członkami zespołu. W tym artykule przyjrzymy się bliżej tym funkcjom, które wspierają kooperację i organizację pracy.

Dodawanie nowych pracowników

Dodając pracownika po raz pierwszy, należy:

  • kliknąć w kafel UŻYTKOWNIK+ lub
  • przejść do zakładki USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY.

W tym momencie pojawi się komunikat o treści: „Pracujesz zespołowo? Dodaj użytkowników i zarządzaj sprawami. BEZ OGRANICZEŃ”, który trzeba zatwierdzić klikając PRZEJDŹ. Liczba pracowników, których możemy dodać, jest nieograniczona.

Jak zarządzać pracą zespołu w systemie 5 ways…?

Od tego momentu możemy dodawać nowych pracowników. Aby to zrobić, należy w zakładce UŻYTKOWNICY wybrać DODAJ. W nowo otwartym oknie można wprowadzić wszystkie niezbędne informacje dotyczące pracownika. Obejmują one: 

  • e-mail, 
  • imię, 
  • nazwisko, czy też 
  • rolę

Co ważne, można także:

  • dodać numer telefonu i opis,
  • zdefiniować osobę reprezentującą - wskazać osobę, która sprawuje nadzór nad pracą pracownika; imię i nazwisko osoby reprezentującej będzie widoczne w wiadomościach, jakie otrzymają klienci,
  • podpiąć użytkownika do wybranej grupy,
  • nadać uprawnienia do zarządzania użytkownikami,
  • nadać uprawnienia do tworzenia ankiet.

 Jak zarządzać pracą zespołu w systemie 5 ways…?

 

Więcej informacji na temat dodawania nowych pracowników znajduje się w artykule pt. Jak dodać konto dla pracownika w 5 ways…?

Nadawanie uprawnień pracownikom

Przy dodawaniu nowego pracownika można od razu nadać mu konkretne uprawnienia (role). Każda rola posiada inne możliwości jeśli chodzi o dostęp do konkretnych zakładek, co zostało omówione w tabeli:

Jak zarządzać pracą zespołu w systemie 5 ways…?

Jeśli natomiast chodzi o funkcje i zakres działań sprawa uprawnień ma się następująco:

Jak zarządzać pracą zespołu w systemie 5 ways…?

Aby dowiedzieć się, w jaki sposób edytować nadane uprawnienia należy przejść do artykułu: Użytkownicy w systemie 5 ways….

Tworzenie grup pracowniczych

Po dodaniu pracowników do zespołu ekspert ma możliwość tworzenia grup pracowniczych według ustalonych przez siebie kryteriów i elastycznego zarządzania nimi. Jak je utworzyć i jak dodać do nich pracowników? O tym w artykule: Tworzenie grup pracowników w 5 ways…

Obsługa spraw a praca zespołowa

Gdy klient wysyła zapytanie za pomocą osadzonego na stronie internetowej formularza, dana sprawa będzie widoczna w zakładce DO PRZYDZIELENIA, która znajduje się w menu po rozwinięciu zakładki OBSŁUGA SPRAW

Do zakładki DO PRZYDZIELENIA mają dostęp użytkownicy z rolą admina, eksperta i specjalisty.

Po przejściu do konkretnej sprawy można ją między innym: przejąć, delegować, ustawić priorytet, włączyć/wyłączyć logi oraz pobrać ją w formacie PDF.  

W przypadku kliknięcia opcji delegowania będzie możliwość wybrania pracownika z listy kontaktów, do którego delegowana zostanie dana sprawa.

Jak zarządzać pracą zespołu w systemie 5 ways…? 

Po przejęciu sprawy lub jej oddelegowaniu jest  ona przeniesiona do zakładki OBSŁUGA SPRAW » MOJE SPRAWY (użytkownika, który ją przejął). 

Wszystkie sprawy przypisane do zespołu są widoczne w zakładce OBSŁUGA SPRAW » ODDELEGOWANE. Wgląd do zakładki mają osoby z uprawnieniami admina, eksperta i specjalisty.

Więcej informacji na temat obsługi spraw w artykule: System obsługi spraw - ticketowy w 5 ways…

Obsługa czatu a praca zespołowa

Po wpięciu widżetu czatu w stronę internetową przez admina każdy pracownik, niezależnie od jego roli, po zalogowaniu się na swój profil, ma możliwość dostępu do funkcji czatu z klientami. 

Przechodząc do zakładki CZAT w lewym menu, widoczna jest historia czatów. Czat jest dostępny dla użytkowników o wszystkich poziomach uprawnień. W celu odpowiedzi na wiadomość z czatu należy w dedykowanym polu wpisać odpowiedź i kliknąć WYŚLIJ

Jak zarządzać pracą zespołu w systemie 5 ways…?

Więcej na temat funkcji czatu w artykule: Czat dla klientów w systemie 5 ways…

Ankiety a praca zespołowa

Nie tylko admin może posiadać uprawnienia do zarządzania ankietami. Możliwe jest nadanie dostępu do zakładki ANKIETY innym użytkownikom. Można to zrobić:

  • dodając nowego użytkownika, przechodząc w USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY » DODAJ i oznaczając opcję ZARZĄDZANIE ANKIETAMI jako włączoną;

  • edytując dane pracownika poprzez USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY, naciskając na użytkownika, któremu chcemy nadać uprawnienia i zaznaczając opcję ZARZĄDZANIE ANKIETAMI.

Jak zarządzać pracą zespołu w systemie 5 ways…?

Uprawnienia do zarządzania ankietami można nadać każdemu użytkownikowi, a więc zarówno ekspertowi, specjaliście, jak i praktykantowi. Włączenie uprawnień daje następujące możliwości związane z ankietami:

  • tworzenie nowych,
  • dezaktywacja istniejących,
  • usuwanie,
  • dostęp do edycji, raportów z ankiet, ustawień ankiety i możliwości udostępniania.

Tworząc zatem ankiety, również można pracować zespołowo. Dzięki nadaniu odpowiednich uprawnień możemy zlecić pracownikowi m.in.:

  • przygotowanie ankiety odnośnie satysfakcji klienta;
  • opracowanie pytań w zakresie użytkowania oferowanego produktu;
  • udostępnienie ankiety klientom i zebranie odpowiedzi;
  • przeanalizowanie wyników ankiety i przygotowanie podsumowania.

Więcej na temat funkcji ankiet w artykule: Ankiety w systemie 5 ways….

Grafik dyżurów

Po zalogowaniu się na konto admina lub eksperta i przejściu do zakładki KALENDARZ, znajdującej się w lewym dolnym menu strony, istnieje możliwość dodania terminu dyżuru dla danego pracownika lub pracowników. W tym celu należy kliknąć przycisk DODAJ TERMIN, znajdujący się w lewym górnym rogu nad kalendarzem. 

Jak zarządzać pracą zespołu w systemie 5 ways…?

W nowo wyświetlonym oknie należy wybrać pracownika lub pracowników, zdefiniować termin oraz godzinę dyżuru. Jeśli użytkownicy wcześniej byli dodani do grup, to przy dodawaniu terminu będzie aktywne pole z wcześniej dodanymi grupami. 

W polu WYBIERZ PRACOWNIKA wybór jest zawężony do pracowników należących do konkretnej grupy, jeżeli ta została wybrana.

Wprowadzone dane należy zatwierdzić przyciskiem ZAPISZ

W celu modyfikacji dyżuru należy kliknąć w wybrane wydarzenie i po wprowadzeniu zmian kliknąć ZAPISZ. W razie chęci usunięcia dyżuru należy kliknąć w wybrany dyżur i nacisnąć USUŃ

Klikając w okno dnia, do którego został dodany dyżur, możemy sprawdzić, którzy pracownicy mają dyżur w danym dniu i w jakich godzinach. W kalendarzu, dla większej wygody, jest również możliwość zdefiniowania, czy będzie się wyświetlać widok dzienny, tygodniowy, czy miesięczny (ustawieniem domyślnym jest miesięczny). Dodatkowo w ramach listy użytkowników w prawym menu, osoby które w danym momencie mają dyżur, oznaczone są ikoną kalendarza.

Blokowanie użytkowników

W systemie 5 ways… istnieje opcja zablokowania konkretnych użytkowników. Po zastosowaniu tej funkcji wybrany pracownik traci dostęp do swojego konta, a zatem nie będzie mógł zalogować się na swoje konto, nie będzie miał dostępu do danych zawartych w systemie. 

Aby zablokować użytkownika, należy przejść do zakładki USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY i wybrać tego, który ma zostać zablokowany. Po kliknięciu w wiersz z danymi użytkownika i otworzeniu się okna edycji wystarczy przy UŻYTKOWNIK ZABLOKOWANY przesunąć suwak i zapisać zmiany. Wówczas obok imienia zablokowanego użytkownika pojawi się ikona blokady - czerwona kłódka.

Jak zarządzać pracą zespołu w systemie 5 ways…?

Jak zarządzać pracą zespołu w systemie 5 ways…?

Wybrany pracownik będzie zablokowany do momentu, w którym zostanie odblokowany w tych samych krokach.

Odblokować użytkowników może tylko admin, lub ekspert z włączoną opcją zarządzania użytkownikami.

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami