Wycena spraw w systemie 5 ways…

System 5 ways… daje możliwość indywidualnych wycen w ramach sprawy. Jak dodać wycenę dla sprawy i jak ją zmienić? O tym poniżej.

Wycena spraw

Aby móc wycenić sprawy, należy posiadać integrację z systemem płatności online Autopay. Więcej na temat tego, jak ją przeprowadzić można przeczytać w artykule pomocy: Integracja z systemem płatności Autopay.

Przed sporządzeniem pierwszej wyceny należy przejść do zakładki USTAWIENIA » DANE FIRMY i wybrać odpowiednie parametry w zakresie ustawień VAT: 

• zaznaczając opcję „Płatnik VAT”  w kolejnym kroku użytkownik wybiera odpowiednią stawkę VAT (0%, 5%, 8% lub 23%). 
• odznaczenie opcji „Płatnik VAT” jest tożsame z korzystaniem ze zwolnienia VAT.

Zastosowane ustawienia będą uwzględniane w wycenach spraw.

W celu sporządzenia wyceny sprawy należy przejąć sprawę, przejść do jej szczegółów w zakładce OBSŁUGA SPRAW » MOJE SPRAWY klikając w tytuł sprawy i z górnego menu wybierając opcję WYCEŃ.

Dodawanie wyceny 

W oknie dodawania wyceny należy uzupełnić takie dane jak: 

• nazwę usługi, która ma ukazać się na fakturze,
• czas realizacji - a więc ile będzie trwała realizacja usługi 
• dni lub godziny - czy podana powyżej wartość czasu wyrażona jest w dniach, czy w godzinach, 
• cenę netto oraz 
• dodać treść do wyceny. 

Po wypełnieniu tych informacji użytkownik może wysłać wycenę do klienta albo zrezygnować z niej klikając w ANULUJ. Po wysłaniu wiadomości z wyceną do klienta pojawi się  potwierdzenie „Wycena została wysłana”. 

Ponowna wycena sprawy

W przypadku, kiedy np. zostaną omówione kolejne szczegóły naszej pracy i cena się zmieni, możemy wysłać ponowną wycenę. Aby to zrobić, należy wejść w szczegóły danej  sprawy, a następnie dodać wycenę po raz kolejny. 

Jak sprawdzić, czy sprawa została wyceniona?

Chcąc skontrolować, czy wysłano wycenę do klienta, nie trzeba przeszukiwać całej konwersacji. Wystarczy, przejść do szczegółów sprawy i w prawym menu odnaleźć pozycję SPRAWA WYCENIONA. Jeśli podsumowanie naszych usług lub produktów zostało przekazane klientowi, to pojawi się obok status TAK. Jeśli natomiast klient nie został jeszcze poinformowany o cenie pracy, statusem który się ukaże będzie NIE.

Kwota wyceny

Aby sprawdzić, na jaką kwotę została wyceniona dana sprawa, należy wejść w jej widok szczegółowy. Po prawej stronie znajduje się kafel WYCENA SPRAWY, w którym są zawarte informacje, jakie zostały wysłane do klienta. W momencie, kiedy ekspert zmieni wycenę, dane w kaflu automatycznie zostaną poprawione.

Zapłata za wycenę

W bardzo łatwy sposób można sprawdzić, czy klient opłacił sprawę. Służy do tego prawe menu w widoku sprawy. W polu STATUS PŁATNOŚCI widać etap realizacji wpłaty. Terminy, jakie można uzyskać, to:

• NIEOPŁACONA - klient nie zapłacił za sprawę,
• W TRAKCIE - klient podjął próbę płacenia, ale z jakichś przyczyn nie została ona dokończona,
• ZAKOŃCZONA - płatność została ukończona.

Przygotowanie faktury dla klienta

Niezwykle istotną kwestią, o której trzeba pamiętać, jest przekazanie klientowi faktury za wykonaną usługę. Jeśli panel eksperta nie jest zintegrowany z wFirma, fakturę należy przygotować indywidualnie i przesłać do klienta za pomocą załącznika w sprawie lub inną drogą, np. mailem.

Jeśli włączona jest integracja z wFirma - faktura wyśle się automatycznie na konto klienta. Więcej o integracji z systemem wFirma w artykule: Integracja z systemem wFirma.