Przejmowanie i delegowanie spraw (zgłoszeń)

Przejmowanie i delegowanie spraw w systemie 5 ways… jest przydatne w pracy zespołowej. Pozwala to na efektywne zarządzanie zgłoszeniami i przypisywanie ich innym użytkownikom.

Przejmowanie i delegowanie spraw (zgłoszeń)

Sprawy (zgłoszenia), przesyłane przez klientów, czy to z formularza obsługi spraw, czy bezpośrednio z konta klienta systemu 5 ways… trafiają do zakładki DO PRZYDZIELENIA.

Następnie z zakładki DO PRZYDZIELENIA, użytkownicy mają dwie możliwości:

• przejąć sprawę (zgłoszenie) samodzielnie, będąc zalogowanym na swoim koncie poprzez wybranie opcji PRZEJMIJ;

• delegować sprawę innemu użytkownikowi poprzez wybranie opcji DELEGUJ.

Sprawę delegować można do każdego użytkownika. Wówczas trafi ona do zakładki MOJE SPRAWY. Kolejno użytkownik może:

• wysłać bezpośrednio sprawę do klienta - dotyczy użytkowników o uprawnieniach admina, eksperta, specjalisty;

• napisać wersję odpowiedzi, którą następnie będzie mógł wysłać do akceptacji innemu ekspertowi - dotyczy użytkowników o uprawnieniach: eksperta, specjalisty lub praktykanta.

Akceptowanie odpowiedzi do spraw (zgłoszeń)

Możliwość akceptacji spraw posiada tylko użytkownik o uprawnieniach eksperta oraz administrator.

Sprawy oczekujące na akceptację trafiają do zakładki DO AKCEPTACJI. Podczas ich weryfikacji użytkownik z uprawnieniami eksperta ma kilka możliwości w zakresie akcji, jakie wybierze:

• AKCEPTUJ I WYŚLIJ - w przypadku, kiedy przygotowana odpowiedź nie wymaga żadnych poprawek eksperta, wiadomość zostaje przesłana do klienta,
• ODNOTUJ POPRAWKĘ, AKCEPTUJ I WYŚLIJ - kiedy ekspert, dokonał zmian w treści odpowiedzi, jednak zdecydował się na wysłanie na sprawy, wiadomość zostaje przesłana do klienta,
• ODRZUĆ - w sytuacji, kiedy odpowiedź jest błędna lub zawiera braki można ją odrzucić. Wówczas sprawa trafia ponownie do użytkownika, który ją opracował, do zakładki MOJE SPRAWY. Wymagać będzie uzupełnienia bądź poprawy i ponownego przesłania do akceptacji. Do użytkownika, który wysłał wiadomość do akceptacji zostaje wysłany mail „Twoja odpowiedź w sprawie nr… została odrzucona”, dzięki czemu pracownik od razu jest informowany, o konieczności modyfikacji odpowiedzi.

Jakie dane widzi klient?

Istotną kwestią jest wyświetlanie danych osoby, która odpowiada klientowi w danej sprawie. W systemie 5 ways… dostępne są dwie możliwości:

• wyświetlanie danych użytkownika, który jest autorem odpowiedzi, nawet w sytuacji naniesienia drobnych poprawek przez innego użytkownika, 
• wyświetlania danych osoby reprezentującej, która określona została w momencie dodawania użytkownika do systemu.

Osobę reprezentującą można przydzielić podczas dodawania użytkownika z poziomu dashboardu (zakładka HOME) po wybraniu opcji UŻYTKOWNIK+ lub z poziomu zakładki USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY » DODAJ. Następnie należy rozwinąć pole OSOBA REPREZENTUJĄCA i z dostępnej listy wybrać odpowiedniego użytkownika. 

Osobę reprezentującą można również nadać lub zmienić poprzez modyfikację już dodanego użytkownika. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » UŻYTKOWNICY, kliknąć w żądanego użytkownika i w sekcji dotyczącej osoby reprezentującej wybrać odpowiedniego eksperta.

Delegowanie spraw zdecydowanie usprawnia zarządzanie zespołem i podział obowiązków względem pracowników. Dzięki możliwości delegowania w szybki sposób można rozdysponować sprawy przesyłane od klientów, do odpowiednich pracowników, zależnie od kompetencji, umiejętności czy doświadczenia. W systemie 5 ways… odbywa się to za pomocą jednego kliknięcia.